‘Spreek elkaar aan op de verantwoordelijkheid die je als gemeente hebt wanneer het over digitoegankelijkheid gaat.’

Samen met onze klanten zetten wij ons in voor een toegankelijke toekomst. Wij vinden de samenwerking met onze klanten dan ook enorm waardevol en het persoonlijke verhaal van elk van onze klanten buitengewoon belangrijk. 

In deze serie vragen we klanten van Scribit.Pro naar hun ervaringen met onze dienstverlening. Hoe ondervinden deze organisaties, instanties en particulieren de samenwerking met ons bedrijf? Wat is hun strategie op het gebied van digitale toegankelijkheid en welke rol speelt Scribit.Pro daarin? En hebben ze nog tips voor anderen, die ook met videotoegankelijkheid aan de slag willen?

In deze klantcase lees je hoe gemeente Coevorden haar digitale dienstverlening wil blijven optimaliseren. Adviseur Online Dienstverlening Marleen Oost en haar team hebben eind maart een nieuwe website opgeleverd waarbinnen digitale toegankelijkheid – en daarmee videotoegankelijkheid – een belangrijk onderdeel is.

De organisatie

Coevorden is een historische gemeente in het zuidoosten van Drenthe, die ieder jaar veel toeristen trekt. Naast de vestingstad telt de gemeente Coevorden nog 28 dorpen, met in totaal ruim 35.000 inwoners. 

De kernwaarden van gemeente Coevorden zijn trots, durven, eigenheid, samenbrengen en grensverleggend. Gemeente Coevorden is een positieve, optimistische organisatie met zo’n 360 vaste medewerkers. De gemeente staat voor lef en het tonen van initiatief: dat doet ze zelf en ze wil haar inwoners stimuleren hetzelfde te doen. Er moet ruimte zijn voor authenticiteit, maatwerk en de menselijke maat is altijd leidraad. De Drentse gemeente, die tegen Duitsland ligt, wenst over de grens te kijken en grensverleggend te zijn. In haar rol als verbinder wil ze mensen samenbrengen en informatie delen. De gemeente hecht waarde aan een goede communicatie; zowel intern, als richting haar inwoners. Dit doet ze door informatie te verspreiden via een fysieke balie, intranet, sociale media, nieuwsbrief, krant en haar eigen website www.coevorden.nl. Gemeente Coevorden deelt daarnaast haar kennis en ervaring met een veertigtal andere gemeenten door heel Nederland, via het samenwerkingsverband Dimpact en in BOCE-verband met buurgemeenten Borger-Odoorn en Emmen. 

Marleen Oost werkt als Adviseur Online Dienstverlening en staat als coördinator van Team Online aan het hoofd van het netwerkteam dat drie jaar geleden is samengesteld.

Hoe is gemeente Coevorden aan de slag gegaan met digitale toegankelijkheid? 

‘De Nederlandse overheid is verplicht om websites en alle content en communicatie toegankelijk aan te bieden. Er zijn internationaal geldende richtlijnen opgesteld, de WCAG, waaraan moet worden voldaan. Iedereen moet toegang hebben tot informatie, ook mensen met een beperking. In 2020 zijn bij ons de voorbereidingen gestart om een digitaal toegankelijke website op te leveren. Ontoegankelijke documenten zoals pdf’s hebben we zoveel mogelijk vervangen voor toegankelijke content en we namen de mogelijkheden voor toegankelijke video’s onder de loep. We wilden niet alleen met een oplossing komen; we wilden ook echt begrijpen wat digitaal toegankelijk publiceren inhoudt.’

Wat heeft Scribit.Pro voor jullie kunnen betekenen?

‘Een video is een effectieve en aansprekende vorm om informatie over te brengen. Informatie wordt doorgaans sneller en beter begrepen via een video of animatie, dan wanneer het heel veel tekst betreft. Maar dan moet die video wel door iedereen te begrijpen zijn, ook door kijkers met een beperking. In 2021 werd duidelijk welke oplossing de gemeente Coevorden voor online video voor ogen had. Het begon met de vraag: wat betekent digitaal toegankelijke videocontent eigenlijk? En hoe ziet een toegankelijke video er dan uit? Om daarachter te komen heb ik de training videotoegankelijkheid van Scribit.Pro gevolgd. 

Bij Scribit.Pro leerde ik hoe je ondersteuning aan videocontent toevoegt, door zelf één van onze eigen video’s te voorzien van ondertiteling voor doven en slechthorenden, audiodescriptie en een transcript. Zo kwam het besef van wat videotoegankelijkheid eigenlijk inhoudt, maar tegelijk ook van wat er allemaal voor nodig is om het écht goed te doen. En dat kost tijd, vooral als het aanpassen van video’s niet tot je dagelijkse werkzaamheden behoort. Omdat Scribit.Pro niet alleen de techniek in huis heeft, maar ook de kennis en expertise, hebben we besloten de toegankelijkheid van onze videocontent aan de vakmensen van Scribit.Pro over te laten. Als wij een video gemaakt hebben, zorgen zij er vervolgens voor dat de video voorzien wordt van alle toegankelijkheidsbestanden. 

Halverwege 2021 konden we de allereerste digitaal toegankelijke video's op www.coevorden.nl plaatsen. Met de lancering van de nieuwe website in maart 2023 wilden we natuurlijk wel van de techniek en dienstverlening van Scribit.Pro gebruik blijven maken. We hebben een integratie laten ontwikkelen die beschikbaar is voor alle gemeenten die deel uitmaken van het Dimpact-netwerk. Met Open Online wordt aan een open source website gewerkt, zodat de gemeenten één gezamenlijk systeem kunnen gebruiken. Scribit.Pro is recentelijk geïntegreerd in dit CMS, zodat gemeente Coevorden opnieuw de videocontent toegankelijk kan aanbieden. Ook voor de andere gemeenten binnen Dimpact is het nu heel eenvoudig om Scribit.Pro in te zetten voor de toegankelijkheid van online video.’

Hoe zijn jullie in aanraking gekomen met Scribit.Pro?

‘Mijn eerste kennismaking was via de training die ik in Den Haag heb gevolgd. Scribit.Pro was echter al langer in zicht, toen gemeente Coevorden op zoek was naar een partij die de organisatie kon helpen haar video’s toegankelijk te maken en te publiceren.’

‘Omdat Scribit.Pro niet alleen de techniek in huis heeft, maar ook de kennis en expertise, laten we onze videotoegankelijkheid volledig over aan haar vakmensen.’

Hoe ziet de samenwerking met Scribit.Pro eruit?

‘Zodra we een video gemaakt hebben, sturen we een e-mail naar Scribit.Pro. De originele video plaatsen we op YouTube en de link kunnen we meesturen in de e-mail, of zelf plaatsen in het Scribit.Pro portaal. Als we zelf al ondertiteling bij de video hebben, sturen we dat bestand mee. Zo kan Scribit.Pro hiermee aan de slag om van die ondertiteling, ondertiteling voor doven en slechthorenden te maken. Naast ondertiteling produceert Scribit.Pro ook audiodescriptie, een beeldbeschrijving voor blinden en slechtzienden, en een transcript, waarin alle belangrijke visuele en auditieve informatie is opgenomen. We krijgen een seintje wanneer de toegankelijkheidsbestanden klaar zijn voor publicatie. Omdat we eenmalig een stukje script in CMS hebben geplaatst, kunnen we zelf heel eenvoudig de link in het contentmanagementsysteem plaatsen. Via de Scribit.Pro widget kan de YouTube-video dan digitaal toegankelijk op onze website worden afgespeeld.’

Hoe bevalt de samenwerking?

‘De samenwerking verloopt prima. Het is heel erg fijn dat het hele proces zo snel verloopt. Wij sturen een e-mail met onze video’s en binnen een paar dagen worden ze toegankelijk opgeleverd. Die werkwijze vinden we erg prettig. Bovendien denkt Scribit.Pro graag met ons mee. De houding is heel open en pro-actief. Helemaal tevreden dus!’

Nog tips voor anderen die ook aan de slag willen met videotoegankelijkheid?

‘Verdiep je goed in digitale toegankelijkheid en beleg het binnen een team of met een aantal collega’s. Ga ook na waar je het voor doet en voor wie. Dat vereist begrip en goed luisteren. Kijk vanuit de blik van de gebruiker, in ons geval de inwoner. Bedenk hoe het voelt om slechtziend of blind te zijn; hoe het is wanneer je niets of niet goed kunt horen. Hoe ervaar je dan een video? Hoe komt informatie dan over? Spreek elkaar aan op de verantwoordelijkheid die de overheid hierin heeft en praat erover met je collega’s. Deel informatie over digitale toegankelijkheid organisatiebreed, of zelfs met meerdere gemeenten. Deel kennis en leer van elkaar. Je kunt op intranet handleidingen digitale toegankelijkheid plaatsen. Geef daarin ook aan waaróm het van belang is. Je zult soms geduld moeten hebben, want de bewustwording moet groeien. Een andere tip is om trainingen te volgen, zoals de training videotoegankelijkheid die Scribit.Pro organiseert en ook bij jouw gemeente kan aanbieden. 

Ik heb de wens de ervaringen van inwoners meer te onderzoeken. Meer onderzoek doen naar je gebruikers kan per definitie nuttig zijn: hoeveel mensen hebben baat bij ondertiteling, of bij audiodescriptie? Wie gebruiken ondersteuning bij het kijken naar video? Deze gegevens kunnen ons helpen de inwoners beter te leren kennen en de dienstverlening te verbeteren. Zo kunnen we nog beter inspelen op de behoeften en wensen van de mensen in onze gemeente en er echt voor iedereen zijn.’